Offerte senden und PDF
Die Offerte per E-Mail mit PDF und Online-Annahme an deinen Kunden schicken.
Ist die Offerte fertig, schickst du sie per E-Mail an deinen Kunden. Die E-Mail kommt unter deinem Firmennamen an und enthält einen Link zur Offerte. Dort sieht dein Kunde alle Positionen, lädt das PDF herunter und nimmt die Offerte mit einem Klick an.
Bevor du sendest#
Der Knopf Offerte senden ist erst aktiv, wenn:
- ein Kunde gewählt ist,
- die Offerte mindestens eine Position hat und
- das Total grösser als CHF 0.00 ist.
Fehlt etwas, nennt Septix den Grund direkt am Knopf. Prüfe die Offerte vorher mit PDF-Vorschau – sie zeigt den aktuellen Stand als PDF in einem neuen Tab.
Offerte senden#
Dialog öffnen
Klicke rechts in der Zusammenfassung auf Offerte senden.
Empfänger prüfen
Unter An steht die E-Mail-Adresse des Kunden. Unter Kopie an (optional) kannst du eine weitere Adresse eintragen, z. B. dein Büro. Trägst du versehentlich eine Adresse deiner eigenen Firma als Empfänger ein, warnt dich Septix – nutze dafür besser die Testmail.
Betreff und Nachricht anpassen
Betreff und Nachricht kommen aus deiner Vorlage, die Platzhalter sind schon ausgefüllt. Ändere den Text bei Bedarf nur für diesen Versand.
Testmail an mich (empfohlen)
Mit Testmail an mich schickt Septix dieselbe E-Mail an deine eigene Adresse, mit «[Test]» im Betreff. Der Link darin ist eine Vorschau, sieben Tage gültig – Annehmen und Ablehnen sind dort nicht möglich.
Jetzt senden
Klicke auf Jetzt senden. Die Offerte bekommt den Status Versendet.
Was beim Versand passiert#
- Septix friert den Stand der Offerte ein. Dein Kunde sieht immer genau diese Fassung, auch im PDF.
- Die Offerte ist danach schreibgeschützt. Änderungen gehen über Zurück zu Entwurf.
- Ist Gültig bis leer oder schon vorbei, setzt Septix es neu: heute plus deine Gültigkeit (Standard 30 Tage).
- Kann die E-Mail nicht zugestellt werden, bleibt die Offerte ein Entwurf und Septix zeigt eine Fehlermeldung.
Die E-Mail an deinen Kunden#
| Absender | «Deine Firma via Septix», z. B. zuegel-meier-ag@mail.septix.ch |
| Antworten | gehen an die E-Mail-Adresse aus deinem Firmenprofil |
| Inhalt | Deine Nachricht, eine Übersicht mit Offertennummer, Datum, Route, Total und Gültigkeit, und der Button Offerte ansehen und annehmen |
Das PDF hängt Septix nicht an die E-Mail. Dein Kunde öffnet die Offerte über den Button und lädt das PDF dort mit PDF herunterladen herunter. Im Senden-Dialog steht deshalb beim PDF «Wird nicht angehängt».
Das PDF#
Solange die Offerte ein Entwurf ist, zeigt PDF-Vorschau den aktuellen Stand. Nach dem Versand heisst der Knopf PDF herunterladen und liefert genau das versendete PDF. Der Dateiname ist Offerte-OF-2026-0142.pdf.
Das PDF enthält:
- deinen Firmenkopf mit Logo und Markenfarbe, die Empfängeradresse und die Eckdaten (Offerte Nr., Datum, Gültig bis, Umzugstermin, Ansprechperson)
- Titel, Einleitungstext und die Adressen Von und Nach
- alle Positionen und Zuschläge mit Menge, Preis und Total, darunter die Berechnung bis zum Total
- Bedingungen, Gültigkeit und den Kasten So nehmen Sie die Offerte an – online oder unterschrieben zurück
- deinen Schlusstext und den Hinweis zum Datenschutz
Erneut senden#
Bei einer versendeten Offerte findest du Erneut senden, PDF herunterladen und Kunden-Link kopieren. Erneutes Senden nutzt denselben Link wie die erste E-Mail – dein Kunde kann also auch die alte E-Mail weiterverwenden.
Und dann?#
Septix meldet dir, wenn dein Kunde reagiert: in der Glocke oben rechts, im Verlauf der Offerte und bei Annahme oder Ablehnung zusätzlich per E-Mail. Was dein Kunde sieht, steht unter Was dein Kunde sieht.