Status, Verlauf und Änderungen
Entwurf, versendet, angenommen: was die Status bedeuten und wie du eine Offerte nachträglich änderst.
Jede Offerte hat einen Status. Er zeigt, wo sie steht, und bestimmt, was du noch ändern kannst.
Die fünf Status#
| Status | Bedeutung | Bearbeitbar? |
|---|---|---|
| Entwurf | Offerte in Arbeit, noch nicht versendet | Ja, alles |
| Versendet | Beim Kunden, wartet auf Antwort | Nein – nur über «Zurück zu Entwurf» |
| Angenommen | Kunde hat online angenommen | Nein – nur duplizieren |
| Abgelehnt | Kunde hat abgelehnt | Nein – nur duplizieren |
| Abgelaufen | «Gültig bis» ist vorbei, ohne Antwort | Nein – nur duplizieren |
Den Tab Einsatz kannst du in jedem Status bearbeiten, weil ihn nur dein Team sieht.
So wechselt der Status:
- Entwurf → Versendet: wenn du die Offerte sendest
- Versendet → Angenommen / Abgelehnt: nur durch deinen Kunden
- Versendet → Abgelaufen: automatisch am Tag nach «Gültig bis»
- Versendet → Entwurf: wenn du Zurück zu Entwurf wählst
Offertenliste#
Unter Offerten findest du alle Offerten, neueste zuerst, 20 pro Seite. Die Tabs Alle, Entwürfe, Versendet, Angenommen, Abgelehnt und Abgelaufen zeigen jeweils die Anzahl.
- Suche: nach Nummer, Titel, Kunde oder Ort, PLZ und Strasse der Adressen
- Filter: Art der Offerte (Umzug, Reinigung, Anderes) und Umzugsdatum, z. B. «Kommende Umzüge» oder «Nächsten Monat»
- Exportieren: lädt die Liste als CSV-Datei (Trennzeichen
;) für Excel herunter
Über das Menü … einer Zeile kannst du eine Offerte öffnen, duplizieren oder – bei Entwürfen – löschen.
Zurück zu Entwurf#
Du hast eine Offerte versendet und willst noch etwas ändern? Wähle im Editor oben rechts unter … den Punkt Zurück zu Entwurf (nur bei «Versendet»).
- Dein Kunde sieht unter seinem Link «Diese Offerte wird gerade überarbeitet». Annehmen oder Ablehnen ist so lange nicht möglich.
- Du kannst einen Grund angeben, z. B. «Kundin wünscht zusätzlich eine Endreinigung». Er wird im Verlauf protokolliert.
- Sende die Offerte danach erneut. Der Link bleibt derselbe und zeigt die neue Fassung.
Zurücksetzen verbraucht im Free-Plan keine zusätzliche Offerte.
Duplizieren#
Duplizieren (oben im Editor oder im Menü der Liste) erstellt aus einer beliebigen Offerte einen neuen Entwurf mit neuer Nummer. Der Titel bekommt «(Kopie)» angehängt.
Übernommen werden Kunde, Adressen, Termine, Texte, Positionen, Zuschläge und Rabatt. Neu gesetzt werden «Gültig bis» (heute plus deine Gültigkeit) und der MwSt.-Satz aus den aktuellen Einstellungen. Die Einsatzplanung wird nicht kopiert.
Duplizieren ist der Weg, um eine angenommene, abgelehnte oder abgelaufene Offerte anzupassen. Im Free-Plan zählt die Kopie als neue Offerte.
Löschen#
Nur Entwürfe lassen sich löschen: im Editor unter … › Offerte löschen oder im Menü der Liste. Die Nummer wird nicht neu vergeben, und im Free-Plan bekommst du die Offerte nicht zurück. Versendete Offerten bleiben als Nachweis erhalten.
Verlauf#
Der Tab Verlauf und die Karte rechts im Editor zeigen jede Station mit Person und Zeit, z. B.:
- Offerte erstellt · 3 Positionen aus Katalog übernommen
- Offerte per E-Mail versendet · an anna.muster@bluewin.ch
- Vom Kunden angesehen (2×)
- Angenommen von Anna Muster · mit IP-Adresse
- Zurück zu Entwurf gesetzt · mit Grund
- Umzugstermin erstellt
Versendete Offerten im Blick#
Bei einer versendeten Offerte zeigt der Editor oben einen Hinweis, z. B. «Versendet – wartet auf Antwort von Anna Muster», mit Versanddatum, Gültigkeit und wie oft der Kunde die Offerte schon angesehen hat.
Nach der Annahme siehst du die Karte Annahme-Nachweis mit Name, Zeitpunkt (auf die Sekunde), IP-Adresse und Gerät, und den Knopf Umzugstermin erstellen.