Rechnungen erstellen und senden

Aus einer angenommenen Offerte oder frei: Rechnung bearbeiten, als QR-Rechnung senden und als bezahlt markieren.

Mit Septix schreibst du die Rechnung direkt aus der angenommenen Offerte – oder frei für einen beliebigen Kunden. Du verschickst sie als Schweizer QR-Rechnung: ein PDF mit Zahlteil, das dein Kunde mit seiner Banking-App bezahlt. Das Geld geht direkt auf dein Konto, nie über Septix.

Du findest alle Rechnungen links in der Seitenleiste unter Rechnungen, direkt unter Offerten. Rechnungen gibt es in allen Plänen, auch im Free-Plan, ohne eigenes Limit.

Rechnung erstellen#

Aus einer angenommenen Offerte#

Das ist der übliche Weg nach einem Umzug.

1. Offerte öffnen

   Öffne die angenommene Offerte. Rechts in der Zusammenfassung steht der Knopf Rechnung erstellen.

2. Rechnung erstellen

   Klicke auf Rechnung erstellen. Septix legt einen Entwurf an und öffnet ihn. Übernommen werden Kunde, Titel, Rechnungsadresse, alle Positionen, Zuschläge, Rabatt, MwSt.-Satz und Rundung der Offerte. Hat der Kunde keine eigene Rechnungsadresse, nimmt Septix die Auszugsadresse.

3. Effektiven Aufwand eintragen

   Passe die Positionen an das an, was tatsächlich angefallen ist, z. B. die effektiven Stunden statt der geschätzten. Prüfe die Rechnung mit PDF-Vorschau und klicke auf Rechnung senden.

Pro Offerte gibt es höchstens eine gültige Rechnung. Existiert schon eine, heisst der Knopf in der Offerte Rechnung RE-… öffnen. Wurde die Rechnung storniert, kannst du in der Offerte wieder Rechnung erstellen wählen.

Frei, ohne Offerte#

Klicke in der Liste Rechnungen auf Neue Rechnung und wähle den Kunden. Die Rechnung startet leer; MwSt.-Satz und Rundung kommen aus deinen Offertentexten. Zuschläge gibt es bei freien Rechnungen nicht – erfasse sie als Position.

Rechnungsnummer#

Rechnungen sind fortlaufend nummeriert, pro Firma und Jahr, z. B. RE-2026-0001. Das Präfix RE kannst du unter Rechnungen einrichten ändern. Gelöschte Entwürfe und stornierte Rechnungen geben ihre Nummer nicht zurück.

Rechnung bearbeiten#

Solange die Rechnung ein Entwurf ist, kannst du alles ändern. Septix speichert automatisch.

Rechts siehst du die Zusammenfassung mit Zwischensumme, Zuschlägen, Rabatt, MwSt., Rundung und Total CHF, darunter «Zahlbar bis» und an welche E-Mail-Adresse die Rechnung geht. Gerechnet wird gleich wie bei der Offerte, siehe So rechnet Septix.

Texte und Platzhalter#

Die Standardtexte lauten:

Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir stellen Ihnen folgende Leistungen in Rechnung und bitten Sie, den Betrag bis {Zahlbar bis} mit dem QR-Zahlteil zu begleichen.

Freundliche Grüsse
{Firma}

Du kannst dieselben Platzhalter wie in den Offertentexten verwenden. {Nummer} ist hier die Rechnungsnummer. Dazu kommen {Zahlbar bis} und {Betrag}.

Rechnung senden#

Klicke auf Rechnung senden. Im Dialog sind vorausgefüllt:

Mit Jetzt senden geht die E-Mail hinaus. Die Rechnung hängt als PDF mit QR-Zahlteil an – anders als bei Offerten, die nur einen Link enthalten. Absender ist wie bei Offerten «Deine Firma via Septix», Antworten deiner Kunden gehen an die E-Mail-Adresse aus deinem Firmenprofil. Eine Testmail gibt es bei Rechnungen nicht; nutze vorher die PDF-Vorschau.

Nach dem Versand hat die Rechnung den Status Offen und ist schreibgeschützt. Stammt sie aus einer Offerte, steht im Verlauf der Offerte «QR-Rechnung per E-Mail versendet».

Status#

In der Liste Rechnungen filterst du mit den Tabs Alle, Entwürfe, Offen, Überfällig, Bezahlt und Storniert. Die Suche findet Rechnungsnummer, Titel, Kunde und Offertennummer. Die Tabelle zeigt Nummer, Kunde, Datum, Fälligkeit, Betrag und Status, 20 pro Seite.

Was du wann tun kannst#

Die Knöpfe stehen rechts in der Zusammenfassung:

Über das Menü … oben öffnest du den Kunden oder die Offerte. Einen Entwurf löschst du dort mit Entwurf löschen.

Als bezahlt markieren#

Septix erkennt Zahlungen nicht automatisch. Siehst du den Eingang in deinem E-Banking, öffne die Rechnung, klicke auf Als bezahlt markieren, wähle das Datum unter Zahlungseingang am und bestätige mit Bezahlt. Hast du dich vertan, setzt Zahlung zurücksetzen die Rechnung wieder auf offen.

Stornieren#

Eine gesendete Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Ist etwas falsch, storniere sie und erstelle eine neue:

1. Klicke bei der offenen Rechnung auf Stornieren. Einen Grund kannst du freiwillig angeben; er bleibt intern.
2. Informiere deinen Kunden, falls er die Rechnung schon erhalten hat.
3. Erstelle die korrigierte Rechnung – aus der Offerte wieder mit Rechnung erstellen.

Stornieren geht nur bei offenen Rechnungen. Eine bezahlte Rechnung setzt du zuerst mit Zahlung zurücksetzen zurück.

Das PDF mit QR-Zahlteil#

Das PDF sieht aus wie deine Offerte: gleicher Briefkopf, Empfänger, Positionen und Summen. Dazu kommen:

• Eckdaten: Rechnung Nr., Rechnungsdatum, Zahlbar bis, Leistungsdatum (das Umzugsdatum der Offerte, falls vorhanden) und die Offertennummer
• QR-Zahlteil: unten auf der letzten Seite, mit Empfangsschein im Schweizer Standard. Reicht der Platz nicht, kommt er auf eine eigene Seite.

Was im QR-Code steht, hängt von deiner IBAN ab:

Hat dein Kunde keine vollständige Adresse, bleibt das Feld «Zahlbar durch» im Zahlteil leer zum Ausfüllen.

Was es (noch) nicht gibt#

• Keine Mahnungen oder automatischen Zahlungserinnerungen
• Keine Teil- oder Anzahlungsrechnungen
• Kein Export für die Buchhaltung
• Kein automatischer Abgleich von Zahlungseingängen
• Keine Online-Zahlung mit Karte oder TWINT